Meer en meer

Handigheidje 1: Beveiligen

 

Klik met de rechtermuisknop op een cel en selecteer Celeigenschappen. Helemaal achteraan staat het Tabblad Bescherming.

Standaard wordt als je de Excelsheet zou beveiligen echt ALLES beveiligd.

Hier kun je door het vinkje voor 'Geblokkeerd' weg te halen, een Cel NIET beveiligen.

Dat kan erg handig zijn, als je wilt dat een gebruiker van jouw Excelsheet WEL ergens iets in mag vullen, maar de formules e.d. niet mag verstoren.

 

Het beveiligen zet je aan via Extra, Beveiliging, Blad beveiligen en dan een klik op OK.

 

Je kunt ook zonder een wachtwoord in te geven beveiligen (dan hoef je ook geen wachtwoord te onthouden en is de Excelsheet toch redelijk beschermd).

 

Handigheidje 2: Terugloop

 

Soms wil je VEEL tekst in een cel zetten. Het is dan handig dat wanneer de regel 'vol' is, de tekst eronder verder gaat. Je moet dat wel instellen.

Kies bij een Cel de Celeigenschappen en ga naar het Tabblad Uitlening. Zet dan een vinkje voor 'Terugloop'. Wil je dat de tekst bovenin de Cel begint, dan kies je bij Tekstuitlijning / Verticaal voor 'Boven' (even schuiven met de balk!).

Wil je in een cel een 'harde return' (oftewel: in de cel op een nieuwe regel beginnen)? Dat doe je door op ALT en op ENTER te drukken!

 

Handigheidje 3: Van alle Cellen de Celeigenschappen instellen

 

Als je in het lege grijze vakje klikt links van Kolom A en boven Rij 1, selecteer je in één keer alle Cellen. Als je dan met de rechtermuisknop het menu Celeigenschappen opent, kun je alle Cellen in één keer dezelfde eigenschappen geven.

Vooral als je gebruik maakt van de Terugloop (hierboven) is dat handig omdat dat je zo in één keer de Tekstuitlijning kunt regelen.

 

Een lijst in Excel

 

HEEL belangrijk:

Hoe mooi het ook is: Gebruik GEEN lege kolommen en GEEN lege rijen!

Vooral als je wilt Sorteren gaat het dan MIS!

 

HEEL belangrijk:

Gebruik ALTIJD een KOP!

Met ander woorden: Zet bovenaan elke Kolom die je gebruikt een 'Kop', bijvoorbeeld: 'Naam', 'Geboortedatum', 'Zegel'.

 

Filteren?

 

Heel handig: er verschijnen grijze knopjes naast de koppen. Zo kun je een deel van de gegevens eronder bekijken.

Aanzetten doe je met Data / Filter / Autofilter. Ga wel IN het blok met gegevens staan: dat gaat het handigst!

Uitzetten: idem dito!

 

Sorteren?

Kies in de bovenbalk voor Data / Sorteren. Ook hier: Ga IN het blok met gegeven staan!


Rekenen met Excel

 

De * is voor vermenigvuldigen.

De / voor delen.

Gebruik de muis!

 

In de Cel waarin je het resultaat wilt hebben, typ je eerst een =

Direct daarna klik je op een Cel, dan typ je een 'operator' (bijvoorbeeld een * voor vermenigvuldigen). Daarna klik je op de volgende Cel en tenslotte druk je op ENTER.

 

Het $ teken

 

Het $ teken vóór een KolomLetter en/of vóór een RijNummer, laat die Cel bij het kopieren NIET veranderen!

 

Voorbeeld: In A2 zetten we het getal 4.

In A6 t/m A15 zetten we de getallen 1 tot en met 10.

In B6 typen we de formule: A6*A2.

Als we inhoud van B6 met de Vulgreep naar beneden kopieren, komt er te staan A7*A3, A8*A4 enz.

We voegen $-tekens toe: In B6 typen we nu: A6*$A$2.

Als we nu de inhoud van B6 met de Vulgreep naar beneden kopieren, komt er te staan A7*$A$2, A8*$A$2, enz. En dat is natuurlijk in deze Tafel van 4 de bedoeling!


Valideren

 

Om te voorkomen dat je in een Cel van alles maar kunt gaan invullen, is Valideren handig.

 

Stel je wilt dat er in een Cel alleen maar de namen van medewerkers mogen worden ingevuld.

 

Stap 1: Zet de namen van de medewerkers op een Tabblad (bijv. Hulp). Naam van het Tabblad kun je veranderen door er met de rechtermuisknop op te klikken (Naam wijzigen).

 

Stap 2. Geef het gebied waar de namen staan een naam. Selecteer eerst met de muis het gebied. Dan via de bovenbalk: Invoegen / Naam / Definieren. Geef er een handige naam aan, bijvoorbeeld 'LijstNamen'.

 

Stap 3: Ga naar de Cel (of de Cellen) waar de Naam mag worden gekozen en selecteer die. Dan via de bovenbalk: Data / Valideren. Kies bij Toestaan voor 'Lijst'. Ga naar Bron en dan via de bovenbalk: Invoegen / Naam / Plakken.

 

Als het goed is, kun je nu in de betreffende Cel(len) met een grijs knopje een Naam kiezen.

 

Het is erg belangrijk deze functionaliteit in te zetten!

Als iemand een typfoud maakt, krijg je problemen bij het maken van bijvoorbeeld een draaitabel of bij het filteren.


 

Wat ingewikkelder formules (eigenlijk: functies)

 

Gebruik de fx ….

Als je een Cel selecteert, zie je de inhoud van die Cel ook bovenin, in de zgn. functiebalk.

 

Wil je in een Cel een formule zetten, dan kun je die gewoonweg intypen (altijd eerst de =), maar je kunt een formule ook INVOEGEN.

 

Klik op de fx vooraan de functiebalk.

In het menu kun je nu een functie selecteren.

 

Voorbeeld: MAAND()

Deze functie haalt uit een datum de maand.

In Cel A1 staat 31-1-2011.

Ga naar een andere Cel en selecteer de functie MAAND.

In het vakje voor Serieel Getal moet je aangeven waar de datum staat.

Klik gewoon buiten het schermpje op de juiste Cel en daarna in het schermpje op OK.

 

De functie: ALS

Als er daar een 6 staat of hoger, wil ik hier 'geslaagd'.

En anders wil ik: 'gezakt'.

Functie: =ALS(A1>5;"geslaagd';"gezakt")

 

Nog een paar leuke en handige functies:

 

TEKST.SAMENVOEGEN

Kan ook met & (veel handiger).

 

LINKS

Pakt het eerste stuk van een Cel (geef het aantal tekens op).

 

RECHTS

Ja, maar dan vanaf achteraan gerekend!

 

DEEL

Natuurlijk! Vanaf die positie en dan zoveel tekens.


Ik ben een kunstenaar

 

Maak gebruik van de verfkwast!

Staat als knop in de bovenbalk.

 

Hiermee kopieer je de opmaak van een cel.

 

Wil je in één keer meerdere cellen bekwasten, dan wil je de verfkwast natuurlijk niet opnieuw en opnieuw in de verfpot dopen ….

 

Dubbelklik op de knop en je kunt blijven kwasten!

Uitzetten? Weer een dubbelklik. Of of ESC drukken.

 

Ik ben een tovenaar

 

Hoe kan het dat cellen ineens van kleur veranderen?

 

Voorwaardelijke opmaak!

 

Je kunt maximaal drie voorwaarden opgeven.

Instelbaar via de bovenbalk: Opmaak / Voorwaardelijke opmaak